Unser heutiger Tipp macht das Leben in Gremien leichter und kommt von Sigrid Zimmermann, Dipl. RelPäd (FH), Dekanatsjugendreferentin, Evangelische Jugend Augsburg:
Digitale Vollversammlungen bezahlbar rechtssicher gestalten – ja, das geht!
Das kostenlose Portal Votesup.eu macht es möglich: Offene und Geheime Abstimmungen, transparente Redner*innen-Listen, ein für alle einsehbarer Verlauf der Tagesordnung, sogar Anträge zur Geschäftsordnung gibt es. Alles, was das Jugendverbands- oder Vereinsherz begehrt. Es ersetzt nicht das Konferenzsystem (Zoom oder Teams oder…), sondern läuft ergänzend dazu nebenher.
Ein verständliches und übersichtliches Handbuch erklärt alle Funktionsweisen: https://votesup.eu/manual und wird ständig aktuell gehalten (letzte Aktualisierung am 13.1.21). Das Team von Votesup lädt gerne zu Rückmeldungen ein.
Vorher
Wenn es soweit ist und eine Veranstaltung stattfindet, empfiehlt es sich, vorher ein bisschen damit zu üben und sich ein kleines Orga-Team zusammen zu stellen, die miteinander Abstimmungen, TN mit technischen Problemen und die Rednerliste managen.
Teilnehmen können nur Menschen, die über eine E-Mail-Adresse oder einen persönlich vergebenen Token in einer selbst zu erstellenden Veranstaltung eingepflegt werden und die Teilnahme eigenhändig bestätigen. Dadurch wird verhindert, dass findige Teilnehmende mit zweiten Browsern oder ähnlichen Ideen die Abstimmung stören. Es können Teilnehmende als „stimmberechtigt“ oder „Gast“ (neben den Personen, die „Orga“ sind) registriert werden.
Nachher
Nachher gibt es Protokoll-Dateien über die Abstimmungen, so dass man auch Unterlagen für’s Archiv hat (ihr wisst schon… der Schuhkarton mit den Zettelchen von den letzten Malen).
Der Datenschutz ist hervorragend verständlich erklärt: https://votesup.eu/privacy – und eine Freude für alle, die ordnungsgemäß darauf achten wollen.
Es gibt die Möglichkeit, Votesup inhaltlich und finanziell zu unterstützen (derzeit ist die Nutzung kostenlos und ohne Werbung möglich – das ist keineswegs selbstverständlich) und auch noch Tipps für Vereine sind zu finden. Stöbert einfach mal über die Seite.
Aus eigener Erfahrung können wir von der Evangelischen Jugend Augsburg sagen: Es klappt hervorragend, es gab nur sehr wenige Teilnehmende mit technischen Problemen. Auch die vorherige Kommunikation mit dem Votesup-Team wegen unserer großen Teilnehmendenzahl war pfeilschnell und unproblematisch. Wir sagen herzlich Danke für dieses tolle Angebot!
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